Weg mit dem Papierwust

Seit Ende der 80er Jahre wird es vorhergesagt: das papierlose Büro. Weg mit den Papierbergen, unzähligen Akten und Kopien. Alles sollte nur noch rein digital verwaltet werden, um die Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen.

So langsam ist es in den Unternehmen auch angekommen, das digitale Büro. Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom aus 2016 erkennen 88 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung als Chance. Büroarbeitsplätze werden modernisiert und damit ein sehr wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie umgesetzt. Obwohl Smartphones und Tablets zum Arbeitsalltag gehören, wird der herkömmliche Desktop-PC nicht aus deutschen Büros verschwinden. Durch das Verschmelzen von Betriebssystemen und Anwendungen, können z.B. Außendienstler mithilfe eines Office-Pakets aus der Cloud alle Geschäftsanwendungen immer und überall nutzen. Auf mobilen Geräten lassen sich die Dateien aus dem Büro problemlos bearbeiten und auch mit anderen teilen. Um dann mithilfe von Videochatprogrammen besprochen zu werden.

Der amerikanische Softwarehersteller BMC  hat in einer Studie prognostiziert, dass bis 2020 persönliche Gespräche um 12 Prozent abnehmen werden. Die Kommunikation über E-Mail hingegen wird um 29 Prozent zunehmen, Videocalls um 46 Prozent und mobile Messengerdienste wie WhatsApp um 38 Prozent. Auch die Nutzung sozialer Netzwerke wird um 22 Prozent steigen.

Neue Technik und schnellere Netze sorgen dafür, dass Beschäftigte mehr Mobilität und Flexibilität fordern. Ob Arbeit im Büro, im Home-Office oder im Café, sie wollen selbst entscheiden, wo sie arbeiten – was langfristig vermutlich dazu führen wird, dass feste Arbeitsplätze langsam aber sicher aussterben. Mobile Arbeitsplätze und innovative Arbeitsplatzkonzepte hingegen sind auf dem Vormarsch.

Und da die jüngere Generation mit den neuesten Technologien aufgewachsen ist und sie privat auch intensiv nutzt, hat sie die Erwartung, dass ihre IT-Arbeitsplätze genauso fortschrittlich eingerichtet sind. Schließlich erwarten Sie den gleichen Komfort im Job wie privat.

Laut Studie des Analyseunternehmens IDC plant bis Ende 2017 jedes zweite deutsche Unternehmen, virtuelle Arbeitsplätze aus der Public Cloud bereitzustellen. Das bedeutet für eine größere Personenzahl einen höheren geräteunabhängigen Zugriff auf IT-Anwendungen – für eine höhere Mitarbeiterproduktivität. Aber natürlich geht es auch darum, bestehende Prozesse zu optimieren. Jetzt landen die wichtigen Unterlagen auf dem Server, auf Festplatten oder in der Cloud. Dort sind sie geschützt, auch gegen Fremdzugriff. So können sie von allen Mitarbeitern bearbeitet werden und sind schnell wiederzufinden.

Auch die Buchhaltung profitiert von digitalen Softwarelösungen, sie ermöglichen eine automatisierte Rechnungserstellung. Bereits 18 Prozent der Unternehmen nutzen diese bereits. In Großunternehmen sind es sogar schon 25 Prozent. Nach Angaben von IDC haben bereits sieben von zehn Betrieben ihre Papierakten zumindest teilweise digitalisiert. Auch Arbeitsplätze aus der Cloud sind keine Zukunftsmusik mehr. Den IT-Abteilungen bieten sie Vorteile durch die Skalierbarkeit, das Entstehen kurzfristiger neuer Arbeitsplätze und eine verbrauchsorientierte Abrechnung.

Gelingt es dann noch Bedenken hinsichtlich der Stabilität, der Sicherheit und der Compliance abzubauen, ist sie zum Greifen nah: die schöne, neue digitalisierte Arbeitswelt.

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