Kommt Ihnen das bekannt vor? Tägliche E-Mail-Fluten, Zoom-Konferenz und parallel Mails beantworten, Telefonieren, Nachrichten checken…
Mittlerweile ist es fast normal, dass wir mehrere Dinge gleichzeitig erledigen bzw. erledigen möchten. Multitasking ist gesellschaftsfähig geworden. Auch häufig noch nach Feierabend. Wir stehen ständig unter Strom, und das macht auf Dauer mürbe.
Und übrigens: Es ist ein Mythos, dass Frauen eher multitaskingfähig sind als Männer. Individuelle Unterschiede gibt es jedoch im Vergleich mit Kindern oder älteren Menschen. Ihnen fällt es schwerer zwischen Aufgaben hin- und herzuwechseln.
Aber ist es wirklich so, dass wir durch das gleichzeitige Erledigen von Aufgaben Zeit sparen?
Eher nicht! Simultan Tätigkeiten zu erledigen, macht den Arbeitsalltag ineffizient und führt zu weniger Produktivität. Wer sich gleichzeitig mit mehreren Aufgaben beschäftigt, überfordert das Gehirn. Entgegen der Erwartungen benötigt das Gehirn für das Hin- und Herwechseln zwischen mehreren Aufgaben insgesamt sogar mehr Zeit. Zudem werden kognitive Funktionen des Gehirns beeinflusst. Probleme werden nicht so schnell erkannt, Lösungen langsamer gefunden oder Aufgaben schwerer priorisiert. Außerdem werden unsere Fähigkeiten zur Selbstreflexion und Empathie reduziert.
Multitasking heißt, dass nicht jeder einzelnen Tätigkeit die volle Aufmerksamkeit gewidmet werden kann. Dadurch leidet das persönliche Arbeitsergebnis. Die Fehlerquote steigt. Laut einer Studie der Universität Stanford aus 2009 kann Multitasking die Produktivität um 40 % verringern.
Ständig zwischen unterschiedlichen Dingen hin und her zu switchen geht zu Lasten der Konzentration. Gleichzeitig werden alle Energiereserven aufgebraucht. Langfristig kann das gesundheitliche Folgen haben. Die Erschöpfung steigt und das Gedächtnis wird geschwächt. Da durch Multitasking häufig ein Anstieg des Cortisolspiegels einhergeht, kommt es vermehrt zu Schlafstörungen, einem erhöhten Risiko an Depressionen zu erkranken und einer Schwächung des Immunsystems. Darunter leidet nicht nur die/der Betroffene selbst sondern auch das gesamte Unternehmen.
Permanente Erreichbarkeit
Die Digitalisierung hat in der Arbeitswelt einiges verändert. Homeoffice und flexibles Arbeiten bringen viele Vorteile. Allerdings nicht nur. Durch Smartphones & Co. sind wir mittlerweile ständig erreichbar – auch in den Pausen oder außerhalb der Arbeitszeiten. Das führt i. d. R. zu der Erwartung, dass Kontaktierte umgehend reagieren. Die Folge ist ein hohes Stresslevel bei den Beschäftigten.
Wo sind die Grenzen der neuen Arbeitswelt?
Die Arbeitgeber sind in der Pflicht neue Rahmenbedingungen für ihre Beschäftigten zu schaffen. Verstärkt muss der Fokus darauf liegen, dass Arbeitspausen eingehalten werden, in denen Arbeitnehmende die Möglichkeit haben abzuschalten. Sei es z. B. durch kurze Sportsequenzen oder einen Spaziergang um den Block. Ausruhen und Auftanken sind wichtig, um anschließend wieder voll und ganz bei der Arbeitsaufgabe zu sein. Auch regelmäßiger Urlaub trägt zur Regeneration bei.
Monotasking – also eine Sache ganz bewusst und mit voller Aufmerksamkeit erledigen – als effektivere Arbeitsweise muss von den Führungskräften gefördert und vorgelebt werden.
Was kann jede/r Einzelne tun?
- To-do-Listen führen
- Aufgaben priorisieren
- Kurze Zeitfenster für Meetings setzen
- Die wichtigste Aufgabe zuerst erledigen
- Zeitfenster für einzelne Aufgaben planen
- Mails nur in bestimmten Zeitfenstern abfragen, nicht während einer anderen Tätigkeit
- Smartphone aus dem Sichtfeld legen, stumm schalten
- Radio ausschalten
- Bürotür schließen
- Zeiten für langfristige, strategische Planung einbeziehen
- Konzentrationsübungen (z. B. lesen oder handwerkliche Tätigkeiten)
Hinter all dem steckt eigentlich ein ganz einfaches Prinzip: Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, sollten Sie sich nicht ablenken lassen und sich voll und ganz darauf fokussieren. Das Gleiche gilt für die Ruhephasen.
Wenn das alles so einfach wäre.
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