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In der Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Unterlagen zum Arbeitsverhältnis eines bestimmten Mitarbeiters zusammen. Natürlich verfolgt der Arbeitgeber damit auch das Ziel, möglichst lückenlos über einen Arbeitnehmer Aufschluss zu geben. Einige Unternehmen stellen die Unterlagen dazu in Papierform zusammen, viele sind jedoch bereits zur elektronischen Erfassung übergegangen.

Diese Dinge gehören z.B. in eine Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen
• Personalfragebogen und Ergebnis von Eignungstests
• Arbeitsvertrag mit möglichen späteren Änderungen
• Unterlagen über berufliche Qualifizierung
• Weiterbildungsmaßnahmen und Zertifikate dazu
• Krankheitsbescheinigungen
• Urlaubsanträge
• Unterlagen des Werkschutzes
• Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und -arbeitnehmer
• Abmahnungen und ggf. Gegendarstellungen
• Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
• Bei Unterrichtungsanspruch des Arbeitgebers: Aufzeichnungen des Betriebsarztes
• Zeugnisse
• Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag

Dinge, die zu Ihrer Privatsphäre gehören, haben in der Personalakte nichts zu suchen. Folgende Daten sollen dort nicht erfasst sein:

• Posts aus den sozialen Medien
• Unterlagen des Betriebsarztes, die dem Arbeitgeber nicht zugänglich sind
• Überblick über Krankentage und Krankheitsgründe
• Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
• Notizen über die Leistung des Arbeitnehmers

Wie Sie sicherlich wissen, hat jeder Arbeitnehmer laut BetrVG das Recht seine Personalakte einzusehen. Wann Sie wollen und so oft Sie wollen. Und gerne auch zusammen mit einem Betriebsratsmitglied. Da der Inhalt Ihrer Akte in möglichen späteren (Rechts)Streitigkeiten eine Rolle spielen kann, sollten Sie dieses Recht von Zeit zu Zeit wahrnehmen. Gerade im Hinblick auf mögliche Kritik eines Abteilungsleiters oder unberechtigte Abmahnungen ist dies angeraten. Denn diese gehören nicht in Ihre Akte. Und Abmahnungen können bekanntermaßen eine Kündigung rechtfertigen.

Berechtigte Abmahnungen sollten nach einem sinnvollen Zeitraum auch wieder gelöscht werden. Viele Juristen halten eine Löschung nach drei Jahren für sinnvoll. Das ist aber nicht rechtsverbindlich.

Diese höchst sensiblen Daten müssen natürlich vom Arbeitgeber geschützt werden. Wird eine elektronische Personalakte geführt, ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich. Häufig erfolgt dies über eine besonders hervorgehobene Passage im Arbeitsvertrag. Dies ist u.U. nicht notwendig, wenn mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zur Einführung der elektronischen Personalakte geschlossen wird.

Die Umstellung auf eine elektronische Personalakte bedarf i.d.R. nicht der Zustimmung des Betriebsrats.

Das BDSG verlangt übrigens, dass personenbezogen Daten korrigiert werden müssen, sofern sie falsch sind. Selbst dann, wenn der Arbeitnehmer behauptet, Sie seien falsch und der Arbeitgeber nicht das Gegenteil beweisen kann, muss der Arbeitgeber die betreffenden Daten unmittelbar sperren.